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疫情常态下混合办公,用友用空间如何让企业踏浪前行

  受反复无常的疫情影响,混合办公渐成新常态。携程、Twitter等企业都开始宣称其与员工可“永久”远程工作,Dropbox也宣布集中工作的办公空间将慢慢退出,把混合办公常态化、制度化。

  混合办公模式下,虽然大部分工作转变为线上,但居家办公时高效的处理工作依旧是企业不变的追求。但是,对于企业经营管理来说,不止是办公与内部管理转移到线上,业务也丞待深度数字化,所以,具备强大在线协同能力的综合移动办公平台受到青睐,助力企业高效率数字化转型。

图1:移动端处理业务场景呈增长趋势

  那么,企业该如何落地到移动办公平台上,进行自然平滑的数字化转型过渡?近日,用友友空间在一场线上发布会上推出“企业防疫服务包”福利,面向不少有混合办公、远程办公需求的企业,不仅提供超长试用友空间服务,而且还可以提供后续服务支持,为企业客户做专题培训指导。

  助力企业抗击疫情只是一部分,友空间所要解决的更多是企业在疫情冲击下,业务模式的快速数字化转型与平滑过渡,帮助企业客户解决新环境下出现的管理痛点及关键挑战,譬如将企业的采购、审批、财务、营销、人力等业务转到线上,涉及到NC服务入口和云ERP服务入口搭建等。

  混合办公难管理,企业协同能力需提升

  疫情使混合办公模式逐渐得到企业与员工的认可,对企业而言,混合办公可以节省租办公室的成本,提高员工的工作效率等等。然而,在混合办公模式普及的过程中,企业又会面临哪些挑战呢?

  首先,数据安全问题令管理者头疼。混合办公打破了原有的边界,企业内外网数据流动,信息散落在员工的每一台电脑和手机,变成了一个个巨大的风险敞口,暴露在猖獗的网络攻击之下。

  其次,员工可能存在“工作与生活的界限模糊”、“与同事沟通不便”以及“自我管理不够好,容易浪费时间”等问题。而这些问题的存在,对公司管理制度和个人自我管理能力提出了更高要求。

  另外,从线下到线上,企业管理者需要更新绩效管理能力,通过协同工具,充分放权灵活管理的能力;让员工充分感觉到企业的归属感和组织文化的能力,让新入职员工能较快地融入企业组织。

  在混合办公成为趋势之前,远程协同办公市场已经迎来了爆发。这不只是在办公工具、工作制度、生产流程与结构方面会发生翻天覆地的变革,严格来讲,会深入到企业内部协同办公例如ERP、SCM等业务、外部协同办公如CRM、营销自动化等应用、以及低代码、ISV移动应用开发等等。

  而且,无论是混合办公、还是远程协同办公,应用的技术门槛和带宽成本都是非常高的,这或许是个风口,但背后其实是一场巨头间的游戏。没有足够的技术积累和资金积累,根本没有资格参与这场竞赛。稳定、安全、高品质的服务承载能力直接决定了用户的效率,也决定了企业口碑。

图2:混合办公常用工具视频会议

  协同办公呈井喷,用友引领数智化新路径 

  混合办公有一个清晰可见的趋势,不仅仅是在办公硬件、办公软件方面的渐渐精细化,未来更属于“全场景”,任意场景互联,这就需要企业管理者用好数智化能力在变革中寻找新管理方式。

  在硬件领域,近日,TCL发布智能交互平板、商用显示屏新品,激发企业混合办公生产力。华为、戴尔、宏碁等厂商也纷纷发力,推出新的PC、笔记本产品,助力企业有效实施混合办公模式。

  软件领域,钉钉、企业微信、飞书等企业办公应用摇旗呐喊,腾讯文档、腾讯会议等办公软件更是精细化,用友友空间、金蝶云之家等深耕B端的老牌企服品牌也不甘示弱,推迟数智化应用。

  聚焦在企业需求端,除了普通的文档报表审批、传统OA、协同办公工具,还有更深层次企业SaaS、零代码等企业服务场景化的应用也在快速迭代,企业管理层需要重构工作方式的整体解决方案。

  用友基于过去30多年对2B企业服务市场的理解,以及对业内趋势的准确判断、对客户需求的深层次洞察。过去几年间,友空间不间断的实践和小步快跑的迭代,助力诸多企业客户踏浪前行。

  应用效果上看,友空间通过“统一入口”让企业一站式接入移动办公,例如运用云审批进行质量审批、物流管理、财务审批及生产需求管理与审批等,大幅缩短审批单流转时间,跨系统数据整合,实现业务链条的深度协同。还在办公工具聚合、知识管理、项目关键场景等方面应用优势突出。

图3:友空间统一入口解决方案

  市面上远程办公产品做到的基础考勤、即时通讯和远程协作,绩效管理、团队管理、文件管理等功能,友空间都可以做到,而且友空间作为企业信息化服务入口,是真正能做到把企业业务转移线上,让所有工作透明化,达成信息集成,不仅使企业管理模式改变,业务模式也能随之改变。

  增强组织弹性,友空间全方位保驾护航

  面对反复无常的疫情,友空间特为企业提供十大场景防疫方案,提供针对性的远程办公工具。例如,企业门户、移动门户统一入口,员工健康、核酸、出行、返岗等防疫信息上报,在线文档管理、员工培训、企业文化学习的工作圈、还有工资条视频会议、云直播、会议投屏软硬件等等。

  日前,吉林因疫情大范围居家办公,开启足不出户防控疫情。当下,疫情终于得到有效控制,用友特推出《友空间远程办公,支持吉林企业及组织复产复工》公益指南,有效整合企业移动办公、远程写作等场景应用系统需求,引领企业攻克精准防疫问题、建立常态化抗疫务实举措,制定应急机制规范保障企业运营,将防疫代价降到最低,让员工保持无间协作,高效输出,脱离倦怠。

  不止是吉林地区,友空间企业防疫服务包还是面向全国所有企业与组织安全居家办公的福利大礼包。如果有中大型企业,还可以组织拥有专家团队对企业进行专项诊脉调研,活动力度很少见。

  像在四川地区,某大型制造企业客户选择将“友空间”作为公司的协同办公平台,在使用近4年时间里,搭建了超300项审批流程,20多类不同表单,每天都会产生100多条审批流,以此对集团业务进行全方位线上管理。结合用友NC系统,该企业实现了审批表单功能快速灵活搭建,且一键生成轻应用高效率管理,切实改善了管理、生产、运营等部门的工作协同方式,员工也可以少跑腿、让数据多跑路,实现高质量居家办公,有效地提升效率。

  值得一提的是,疫情防控方面,友空间还在马来西亚一次客户服务实践中实现了门禁量体温,APP与门禁体温数据集成,自动填报员工体温,及时提醒未报,高温预警,一键生成报表等。

图4:马来西亚客户移动端门禁体温数据查看页面

  因为疫情的推动,这种高效率的协同办公应用备受关注,也会提高用户的付费意识。未来大家可能更多选择一体化的办公工具,这样会对一个产品的联合性、开放性、融合性提出更高要求,也会刺激像友空间这样的入口级应用,不断提高产品竞争力,更好地去满足客户个性化的场景需求。

  正如知名管理学者陈春花所说,企业应对外部不确定性最好的办法是增强组织本身的弹性。弹性,即企业自身适时而动的灵活性,这正是在混合办公时代下,友空间能够帮助企业所实现的能力。 

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